Cómo combatir el fraude con cheques en las empresas

Muchas empresas utilizan cheques como método de pago para pagar a proveedores, empleados, servicios públicos y más. Al menos el 81 % de las empresas afirman utilizar cheques en papel al menos ^{ocasionalmente} .

De hecho, se utilizan cheques en 1 de cada 3 transacciones entre empresas. ² Desafortunadamente, estas transacciones rutinarias se han convertido en una actividad de alto riesgo. En los últimos años, se ha producido un fuerte aumento del fraude con cheques, vinculado a los avances tecnológicos y las redes sociales.

El aumento del fraude con cheques ha afectado al 63% de las organizaciones.3 Es más importante que nunca que ^las empresas comprendan el fraude con cheques e implementen medidas preventivas.

¿Qué es el fraude con cheques?

El fraude con cheques es un término general que abarca diversos actos ilegales relacionados con cheques. Estos son algunos de los tipos más comunes que enfrentan las empresas:

Cheques Robados : Esto comienza con el robo de cheques genuinos al titular de la cuenta. Suelen obtenerse mediante robo de correo, allanamiento u otros medios. Aquí es donde suelen surgir otras formas de fraude con cheques.

Cheques falsificados : los estafadores intentan falsificar la firma de los titulares de cuentas.

Cheques falsificados : Los estafadores replican cheques legítimos, a menudo cambiando el número de cuenta, el nombre del beneficiario o el monto. Aunque parezcan convincentes, no fueron autorizados por el titular de la cuenta.

Cheques Alterados : Son cheques genuinos cuya información ha sido modificada. Los estafadores pueden cambiar el nombre del beneficiario, el monto, la fecha u otra información.

¿Cómo puedes proteger tu negocio?

La manera más eficaz de prevenir el fraude con cheques es limitar su uso al máximo. Cuantos menos cheques tenga en circulación en su empresa, menos probabilidades hay de que un estafador consiga uno.

Su empresa tiene muchas alternativas seguras al uso de cheques, incluido el uso de ACH y el pago de facturas en línea .

Sin embargo, sabemos que eliminar los cheques por completo podría no ser posible para su organización. No se preocupe, aún hay medidas que puede tomar.

• Priorizar la seguridad de los controles a lo largo de su ciclo de vida
  • Almacenamiento de cheques no utilizados: Guarde siempre los cheques en un lugar seguro. Nunca los deje desatendidos ni al alcance de otras personas.
  • Envío por correo: deposite siempre de forma segura el correo saliente en su oficina de correos local, en su lugar de trabajo o entregándoselo a un cartero. ⁴ También puede ser conveniente considerar el uso de sobres de seguridad y de uno de los servicios de seguimiento de USPS. ⁵
  • Eliminación: asegúrese de que los cheques viejos o cancelados se conserven solo durante el tiempo que sean necesarios y luego se destruyan de forma segura.
• Conciliación periódica de cuentas : Revise periódicamente su actividad bancaria en línea y sus extractos bancarios. Le recomendamos revisar sus cuentas a diario para que pueda actuar ante cualquier irregularidad lo antes posible.
• Implemente Positive Pay : esta herramienta de prevención de fraude compara los detalles de los cheques presentados para el pago con los previamente autorizados y emitidos por su empresa. Cualquier discrepancia se marca para su revisión, de modo que pueda detener los cheques fraudulentos antes de que afecten su cuenta.
• Activar alertas : Contacta a tu gerente de tesorería para añadir alertas de transacciones personalizadas a tu banca en línea empresarial. Así, podrás recibir notificaciones sobre cheques y otros retiros en cuanto se registren en tu cuenta.
• Use tinta indeleble : Aunque ningún bolígrafo es infalible, usar un bolígrafo indeleble para cheques puede ayudar a evitar que se laven. Además, asegúrese de no dejar espacios en su cheque donde otra persona pueda agregar información diferente.
• Capacite a sus empleados : Infórmeles sobre el fraude con cheques y capacítelos para que reconozcan transacciones sospechosas. Establezca protocolos claros para verificar cheques y gestionar posibles fraudes.

Si sospecha que su negocio se ha visto afectado por un fraude con cheques, actúe de inmediato. Cada momento cuenta al combatir el fraude con cheques.

• Contacte con el banco . Tomaremos medidas para proteger su cuenta y su dinero.
• Presenta una denuncia policial. Esto te ayudará a demostrar que no eres responsable de los cargos fraudulentos.
• Notifique a las agencias de crédito . Pueden colocar una alerta de fraude en su cuenta, lo que podría evitar la apertura de cuentas no autorizadas.
• Considere presentar un informe a :
  • Comisión Federal de Comercio en ReportFraud.ftc.gov
  • Servicio de Inspección Postal de los Estados Unidos en uspis.gov/report para detectar fraudes realizados mediante el correo.

Fuentes
^El 81% de las empresas utilizan cheques en papel ocasionalmente (pymnts.com)
² El cheque en papel ya está escrito, pero aun así lo voy a extrañar | Gene Marks | The Guardian
Encuesta sobre fraude y control de pagos de AFP ²⁰²³ (afponline.org)
^USPS y el Servicio de Inspección continúan su esfuerzo nacional para combatir los delitos postales y los delitos contra los empleados postales - Sala de prensa - About.usps.com
⁵ cosas que debe saber sobre la emisión de cheques y la prevención del fraude - The New York Times (nytimes.com)